Trước khi bàn đến nội dung email, hãy cùng Cẩm nang giáo dục sửa lại các lỗi sai cơ bản khi gửi email sau:
Tên email nên chuyên nghiệp, đừng để kiểu cogaidethuong123@gmail.com; boydeptrai69@yahoo.com mà hãy dùng những email thể hiện được họ tên của bạn (có thể thêm phần mở rộng về những điều bạn tự hào nhất, muốn giới thiệu đến người khác về bản thân. Đó có thể là lĩnh vực chuyên môn, tên trường đại học, quê hương)
Cách viết email xin việc – Tên hiển thị email không phải tên thật và không viết hoa
Để có thể đổi lại tên cho đúng chuẩn với Gmail, các bạn làm theo hướng dẫn sau đây:
Sửa tên hiển thị và nhấn Save (Lưu thay đổi) Chữ ký email Hãy chuyên nghiệp từ những thứ nhỏ nhất, trước tiên là trong email của chính bạn. Sau khi bạn đổi tên cho chuẩn rồi, hãy bổ sung chữ kí cho email.
Một chữ kí chuyên nghiệp sẽ bao gồm:
Họ và tên Nghề nghiệp Số điện thoại Các thông tin khác như website, email, địa chỉ, tài khoản xã hội. Những thông tin này sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng liên hệ và tìm hiểu về bạn
Để tạo cho mình một chữ kí trong Gmail, các bạn làm như sau:
Vào Setting (cài đặt)
Trong tab General (Chung) kéo xuống phần Chữ ký .
2. Viết email xin việc – Hướng dẫn chi tiết từ A-Z Cách Viết email tiếng Việt Tiêu đề email xin việc Tiêu đề email theo hướng dẫn từ nhà tuyển dụng: Trong tin tuyển dụng, thông thường nhà tuyển dụng sẽ có hướng dẫn ứng viên gửi mail đến địa chỉ “xxxx@gmail.com” với tiêu đề “Tên – Vị trí – Công ty” hoặc một tiêu đề nào đó khác. Việc của bạn là làm theo đúng như hướng dẫn, nhà tuyển dụng đã muốn bạn làm như vậy là có mục đích, để họ lọc email dễ dàng hơn, nên bạn hãy nghe lời. Đây không phải lúc để sáng tạo!
Với những tin tuyển dụng không nêu rõ yêu cầu hoặc bạn tự ứng tuyển vào trong một số trường hợp.
Nội dung email xin việc Hãy mở đầu bằng “Kính gửi”.
Bạn đang gửi email cho 1 tổ chức, cho 1 nhà tuyển dụng có thể hơn tuổi bạn, hãy dùng “Kính gửi” để thể hiện sự tôn trọng tổ chức, tôn trọng người nhận email. Kể cả khi bạn vào làm việc rồi thì bạn cũng phải dùng “Kính gửi” khi đối tượng nhận là 1 đơn vị, tổ chức, người lớn tuổi hoặc 1 người lãnh đạo nào đó.
Không dùng “Gửi, “Thân gửi”, “Chào Anh/chị”… vì sẽ không thể hiện sự tôn trọng, phép lịch sự giữa 2 chủ thể. Trong nhiều trường hợp, bạn có thể dùng “Dear” thay cho “Kính gửi”, với các nhà tuyển dụng dễ tính thì cách dùng này được chấp nhận. Kính gửi ai?
Bạn hãy xem tin tuyển dụng xem ai hay bộ phận nào nhận email ứng tuyển thì hãy Kính gửi người/bộ phận đó.
Nếu người nhận là cá nhân cụ thể thì ghi:
Kính gửi Anh/chị – phòng ban
VD: Kính gửi anh Nguyễn Văn A – Bộ phận nhân sự
Nhưng nếu không ghi cụ thể là ai mà chỉ ghi bộ phận thì hãy ghi:
Kính gửi Bộ phận – tên Công ty
VD: Kính gửi Phòng Tuyển dụng nhân sự – Công ty ABC
Nội dung email ứng tuyển
Một nội dung email khô khan và khuôn mẫu được copy ở trên mạng sẽ không lấy được cảm tình từ nhà tuyển dụng. Bạn cứ tưởng tượng nhà tuyển dụng một ngày phải đọc 100 mails có nội dung y chang thế này, thì làm sao bạn có thể khiến họ chú ý?
Hãy tham khảo các gợi ý về nội dung của một email ứng tuyển từ Cẩm nang giáo dục dưới đây:
Cá nhân hoá nội dung ứng tuyển cho nhà tuyển dụng. Đưa ra lý do thuyết phục vì sao bạn lại là người phù hợp nhất cho vị trí công việc này. KHÔNG liệt kê lại những nội dung đã có trong CV như: học vấn, chứng chỉ Bạn có thể tham khảo cấu trúc dưới đây:
Câu 1: Giới thiệu ngắn gọn về bản thân (ví dụ tên, học trường gì).
Câu 2: Bạn gửi email này để ứng tuyển cho vị trí ABC, được đăng tải trên Facebook (nơi bạn biết đến tuyển dụng).
Câu 3+4: Tóm tắt ngắn gọn 1 kĩ năng hoặc 1 kinh nghiệm mà bạn cho rằng mình là người phù hợp nhất với công việc ứng tuyển.
Câu cuối: Đính kèm ở đây là CV và Cover Letter của tôi.
Kết thúc email: Cám ơn nhà tuyển dụng!
Cuối thư, hãy cám ơn Công ty đã tạo cơ hội cho bạn được ứng tuyển.
Bạn hãy tham khảo một nội dung email xin việc hoàn chỉnh dưới đây:
Kính gửi phòng tuyển dụng nhân sự công ty TNHH Phát Lộc,
Tôi là Nguyễn Mạnh Quân, hiện đang 24 tuổi. Đã có 2 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực Marketing, tối ưu hóa công cụ tìm kiếm Google (SEO). Là một người có tính kỉ luât và cầu toàn trong công việc, tôi cho rằng mình là người phu hợp cho vị trí Leader Marketing mà công ty đang tìm kiếm. Đính kèm ở đây là CV ứng tuyển của tôi.
Xin chân thành cảm ơn quý công ty!
Một số lưu ý về cách trình bày nội dung:
Nên đậm phần Kính gửi Dãn các dòng trình bày trong email để cho dễ nhìn. Văn phong email phải thể hiện thái độ trân trọng, cầu thị, tự tin và chuyên nghiệp hết mức có thể. Kiểm tra các lỗi SAI CHÍNH TẢ. >> Cách làm CV xin việc hoàn chỉnh ấn tượng – Nhà tuyển dụng thích CV xin việc như thế nào?
Cách viết email xin việc bằng tiếng Anh chuẩn nhất 2019 Chuẩn bị viết email xin việc bằng tiếng Anh 1. Hãy đọc đi đọc lại yêu cầu của NTD, để từ đó bạn có cách viết email xin việc bằng tiếng Anh khéo léo, để đáp ứng được hầu hết những yêu cầu đó.
2. Bắt đầu viết thư, bạn hãy ghi thông tin cá nhân cũng như thông tin liên lạc để nhà tuyển dụng biết về bạn. Nên nhớ rằng tất cả các thông tin này phải nằm ở mép trái của bức thư. Tất cả sẽ bao gồm:
Name (Tên) Address (Địa chỉ) Phone number (Số điện thoại) Email address (Địa chỉ email) Personal website (Website cá nhân) LinkedIn profile (Tài khoản mạng xã hội)
3. Tiếp đó, bạn ghi đến thông tin của công ty mà bạn đang ứng tuyển. Tức là sau khi đã viết xong thông tin của bạn ở phía bên trái thư, hãy viết thông tin, địa chỉ liên lạc của công ty mà bạn đang ứng tuyển, gồm: Tên của người tuyển dụng, tên công ty mà bạn đang xin việc, địa chỉ cụ thể là ở đâu. Tại sao phải làm điều này, chúng tôi xin chỉ ra cho bạn các nguyên nhân sau:
Người tuyển dụng sẽ thấy thích thú vì bạn đã tìm hiểu, nghiền ngẫm về công ty cũng như vị trí đang xin việc. Đặt tên của người tuyển dụng lên đầu là điều rất quan trọng, nó cho thấy bạn luôn dành cho họ một sự quan tâm lớn. Trong trường hợp bạn không biết tên của người tuyển dụng, hãy cố gắng tra cứu thông tin về họ từ mọi phía. Nếu như trong trường hợp bạn không thể tìm ra, thì hãy ghi chung là gửi đến quản lý phòng tuyển dụng: “[Department] Hiring Manager”. 4. Luôn nhớ kính thư khi viết thư cho nhà tuyển dụng là điều ai cũng nên làm. Hãy dùng từ Dear… (tên người tuyển dụng), còn trong trường hợp mà chúng tôi nói ở trên là bạn không biết tên, thì hãy để là: Dear [Department] Hiring Manager
Những yêu cầu cần thiết khi viết email xin việc bằng tiếng anh Viết email xin việc, đầu tiên là bạn luôn phải chú ý căn lề cho hợp lý. Nội dung không nên dàn trải, mà cần viết cô đọng, rõ ràng. Thư email gồm 3 phần chính: mở đầu, nội dung chính và kết luận. Trước khi viết thư, ứng viên cần nêu một số thông tin cá nhân cơ bản và nơi tiếp nhận thư. Sau đó trình bày nội dung một cách rõ ràng, rồi tiếp đó viết đến phần kết luận. Cách viết email xin việc bằng tiếng anh Hiện nay, rất nhiều nhà tuyển dụng yêu cầu ứng viên gửi CV trực tiếp qua email . Email ứng tuyển cho công việc (cover letter ) chính là ấn tượng đầu tiên về bạn đối với nhà tuyển dụng, vậy nên hãy đầu tư thời gian viết nội dung email sao cho thật ấn tượng và hiệu quả. Những lưu ý sau đây sẽ giúp bạn có một email hiệu quả nhất:
Cần phải có lời chào ở đầu thư Cách viết lời chào ở đầu thư phụ thuộc vào những thông tin bạn có về công ty đó.
Nếu bạn biết tên của nhà tuyển dụng, lời chào của bạn có thể là: Dear (tên của nhà tuyển dụng) tiếp theo là một dấu phẩy hoặc dấu chấm. Hãy chắc chắn về đối tượng nhận thư xin việc của bạn để thêm các tiêu đề thích hợp như (Mr., Ms., Dr.)
Nếu bạn không biết tên của nhà tuyển dụng, bạn có thể đề “Dear Hiring Manager,”, “Dear Recruiting Team,” hay “Dear (tên công ty)”.
Hoặc bạn có thể lựa chọn phương án viết “To whom it may concern”, tuy nhiên chúng tôi khuyên bạn nên tránh lời chào này, nó gây cảm giác như một lá thư mẫu.
Cách viết đoạn đầu tiên
Đoạn đầu của Cover Letter là nơi để bạn đề cập tới công việc mà bạn đang ứng tuyển, và bạn đã tìm đến công việc này như thế nào. Bạn chỉ cần trình bày trong 1-2 câu.
Phần nội dung chính của thư
Hầu hết Cover Letter chi gồm 1- 2 đoạn cơ bản, bạn không nên khiến nhà tuyển dụng mất thời gian để đọc một lá thư xin việc quá dài. Cố gắng trả lời những câu hỏi sau trong đoạn chính:
Lý do tại sao tôi nghĩ mình là ứng viên đủ tiêu chuẩn cho vị trí này?
Những kinh nghiệm nào tôi có phù hợp với yêu cầu công việc của vị trí này?
Tại sao tôi muốn làm việc cho công ty bạn?
Cách viết đoạn cuối thư Tóm lại vấn đề trong đoạn cuối thư.
Đây là nơi bạn tóm lai vấn đề và thảo luận về bạn sẽ làm những gì tiếp theo để ứng tuyển vào vị trí này. Cần bao gồm các nội dung:
Nhắc lại trong một câu về lí do vì sao bạn là ứng viên phù hợp cho vị trí tuyển dụng này.
Thảo luận về những gì bạn sẽ làm tiếp theo, ví dụ như bạn mong muốn được phỏng vấn cho vị trí này để có thể thảo luận nhiều hơn về kĩ năng và kinh nghiệm của bạn.
Cung cấp thông tin liên lạc của bạn, bao gồm địa chỉ email và số điện thoại, để nhà tuyển dụng có thể dễ dàng liên lạc với bạn.
Đề cập tới bản Sơ yếu lý lịch, CV hoặc các tài liệu tham khảo mà bạn có đính kèm trong thư (nếu có). Cảm ơn người đã dành thời gian cho bạn.
Cách viết kết thúc email và chữ ký Để kết thúc thư bạn có thể viết “Best” hay “Sincerely” đó là những cách phổ biến. Ngoài ra, vì bạn không thể kí tên vào email nên cuối thư bạn có thể gõ tên đầy đủ của bạn thay cho chữ kí.
Đính kèm các tài liệu trong email xin việc Trong tin tuyển dụng, nhà tuyển dụng sẽ yêu cầu bạn cần đính kèm những tài liệu nào khi gửi email xin việc. Các tài liệu thông thường bao gồm:
Sơ yếu lý lich (CV – Curriculum Vitae) Bài test/ bảng thông tin khảo sát với các công việc đặc thù như: Copywriter Portfolio cho các công việc như: design. … Tuỳ theo yêu cầu tuyển dụng mà bạn cần chuẩn bị các tài liệu tương ứng. Thông thường nhất vẫn là Sơ yếu lý lịch hay còn được gọi là CV. Nếu như bạn chưa biết cách làm một CV chuyên nghiệp hãy xem ngay cách viết CV xin việc hạ gục nhà tuyển dụng.
Bạn hãy đính kèm các tài liệu trước khi gửi email. Nếu bạn dùng Gmail, hãy sử dụng chức năng đính kèm tệp có sẵn trong phần soạn thảo.
Kiểm tra lại lần cuối email xin việc trước khi gửi Bạn nên kiểm tra lại theo Checklist sau:
Tên hiển thị email Tiêu đề email Người nhận/phòng ban Nội dung email Tài liệu đính kèm NHẤN GỬI!
3. Xử lý E mail từ chối và Bí quyết tạo thêm cơ hội Nếu chẳng may bạn bị loại và nhận được email từ chối của nhà tuyển dụng thì vẫn còn cơ hội cho các bạn để được chấp nhận lại, đó là EMAIL CẢM ƠN.
EMAIL CẢM ƠN
Bạn đang thắc mắc rằng sao mình lại phải cảm ơn khi mình đã bị loại!
BỞI VÌ, trong các tiêu chí đánh giá, nhà tuyển dụng đánh giá rất cao tiêu chí thái độ của ứng viên. Bạn biết đấy, cám ơn khi người khác trao cơ hội cho mình thì quá dễ hiểu nhưng vẫn cám ơn lần nữa khi bị Từ chối thì không phải ai cũng làm được. Phải là người cầu thị với công việc mới có được thái độ như vậy.
Hãy cám ơn nhà tuyển dụng khi bạn nộp CV và cũng cám ơn họ khi chẳng may bạn bị loại vì thái độ mới là tiêu chí được nhà tuyển đánh giá cao.
Lời kết Trên đây là hướng dẫn cách viết email xin việc chuyên nghiệp nhất để đánh bại nhà tuyển dụng. Bạn hãy lưu lại để sử dụng cho bản thân và đừng quên share cho những người cần đến. Cẩm nang giáo dục xin chúc bạn thành công trong đợt ứng tuyển!
Download những mẫu giấy tờ cần thiết trong một bộ hồ sơ xin việc hoàn chỉnh tại đây, tải ngay!
>>> Mẫu CV xin việc file word:
Tải xuống ngay.docx
>>> Mẫu sơ yếu lý lịch file word:
Tải xuống ngay.doc
>>> Mẫu thư xin việc file word:
Tải xuống ngay.docx
Tâm Trần – Tổng hợp và edit