OKR là gì? Quản trị theo mục tiêu và Kết quả then chốt

Bạn đã biết gì về phương pháp quản trị nổi tiếng OKR? Bài viết này mình sẽ chia sẽ chi tiết về OKRs là gì? Cách xây dựng OKRs ra sao? Hãy theo dõi Cv.com.vn để hiểu chi tiết hơn nhé…

1. OKRs là gì?

1.1 Khái niệm

OKR (Objectives and Key Results) là một phương thức quản lý biến thể của Quản lý theo mục tiêu, được sinh ra và áp dụng lần đầu tiên bởi Andy Grove tại Intel vào cuối những năm 1970.

Hiện OKR đang được áp dụng rộng rãi tại các công ty công nghệ như Google, Zynga, Twitter, LinkedIn, mục đích chính của nó là kết nối tổ chức, bộ phận và cá nhân để đảm bảo tất cả mọi thành viên tổ chức đi theo đúng hướng đã đề ra.

1.2 Cấu trúc

OKR được xây dựng xoay quanh hai câu hỏi khác nhau.

• Mục tiêu (Objective): Tôi muốn đi đâu?
• Kết quả then chốt (Key Result): Tôi đến đó bằng cách nào?

Objective là mục tiêu của công ty, của phòng ban hoặc cá nhân. Trong khi đó, Key Result là những bước đo lường cần thiết để đạt được mục tiêu. Hệ thống này được duy trì từ bộ máy cấp cao trong tổ chức đến từng cá nhân, tạo ra mối liên kết giữa các tầng mục tiêu tác động lên nhau và giúp mọi người có chung một chí hướng.

Xem thêm: Talent pool là gì? Cách xây dựng “Talent pool” cho doanh nghiệp

1.3 Nguyên lý hoạt động

Điểm khác biệt của OKR so với các nguyên tắc quản lý mục tiêu khác là dựa trên hệ thống niềm tin sau:

• Tính tham vọng: Objective luôn được thiết lập cao hơn ngưỡng năng lực
• Tính đo lường được: Key Result được gắn với các mốc có thể đo lường được.
• Tính minh bạch: Tất cả thành viên từ CEO đến thực tập sinh đều có thể theo dõi OKR của tổ chức.
• Tính hiệu suất: OKR không được dùng để đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên

Phương thức tiếp cận độc đáo này được phát triển bởi Andy Grove tại tập đoàn Intel, rồi John Doer tiếp tục kế thừa và phổ biến phương pháp này tại Google. Ngày nay, OKR đã được sử dụng tại hàng ngàn tổ chức bao gồm cả Spotify và Hải quân Hoa Kỳ.

2. Lợi ích của OKR

GIỮ MỐI QUAN HỆ VỚI MỌI NGƯỜI

Cho phép doanh nghiệp bạn đề ra OKR cụ thể cho cấp độ cả công ty, từng phòng ban và từng nhân viên, tạo ra sự phụ thuộc và liên kết các OKR với nhau

LÀM RÕ ĐỊNH HƯỚNG CỦA TỪNG PHÒNG BAN VÀ TỪNG CÁ NHÂN

Là một lãnh đạo, hay là người đề ra đường lối hoạt động với mục tiêu của cả doanh nghiệp, thì sự rõ ràng cụ thể là một điều kiện cần cho việc đạt được thành quả đúng mong đợi của cả đội ngũ.

TĂNG TRƯỞNG HIỆU SUẤT LÀM VIỆC THÔNG QUA SỰ TẬP TRUNG VÀO MỤC TIÊU CỦA DOANH NGHIỆP

Nếu như không hiểu rõ định hướng mục tiêu của cả doanh nghiệp, từng phòng ban cụ thể, nhân viên sẽ bị lỡ mất nhiệm vụ trong công việc hàng ngày của mình, lúc ấy, hiệu quả sẽ không gắn liền chặt chẽ với sự kỳ vọng hoàn thành mục tiêu của doanh nghiệp, và đó cũng chính là nguyên nhân dẫn đến hiệu suất làm việc không hiệu quả của cả công ty.

TRUYỀN TẢI RÕ RÀNG

Chắc chắn, sự tương tác tốt giữa bạn và nhân viên của mình, sẽ hỗ trợ tối đa việc hoàn thành mục tiêu tốt nhất. Đội ngũ nhân viên sẽ không bao giờ hiểu sai sự kỳ vọng của công ty với một bảng điều khiển mục tiêu được ưu tiên rõ ràng, đơn giản, và họ có thể hoàn toàn tự tin vào sự đóng góp của mình vào tiến trình công việc chung.

SỰ LINH ĐỘNG TRONG TIẾN TRÌNH THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Chu kỳ vòng quay mục tiêu ngắn gọn hơn sẽ cho phép sự điều chỉnh nhanh hơn và sự thích nghi tốt hơn để thay đổi tích cực các vấn đề, cụ thể tăng trưởng sự đổi mới, giảm thiểu rủi ro và sự lãng phí.

Xem thêm: Kế hoạch tuyển dụng để nhà tuyển dụng khởi đầu mới suôn sẻ

3. OKR trông như thế nào?

Mục tiêu phòng ban và cá nhân được kết nối với mục tiêu cấp cao của công ty thông qua kết quả đo lường. Hay nói cách khác, mục tiêu của mỗi cấp độ sẽ được dựa trên Objective và Key result của cấp độ cao hơn.

• OKR cấp độ công ty luôn được chú trọng nhất.
• OKR cấp độ bộ phận và phòng ban sẽ là ưu tiên của phòng ban đó (thay vì phòng ban chỉ thực hiện hàng loạt các OKR cá nhân)
• OKR cấp độ cá nhân thể hiện công việc mà cá nhân đó sẽ tập trung hoàn thành

Từ đó, ban quản lý lãnh đạo có hai cách tiếp cận để phân tầng mục tiêu:

Cách liên kết nghiêm ngặt

Trong cách tiếp cận này, ta xác định Objective ở cấp độ dưới là Key result ở cấp độ cao hơn trong tổ chức.

Đối với cách liên kết này, Objective của các cấp độ dưới sẽ trở thành Key Result ở cấp độ cao hơn. Với nghĩa đó, sẽ biết được Key Result của CEO tổ chức này là “Ra mắt sản phẩm mới” và “Thu hút 10,000 người dùng mới”. Quá trình này tự lặp lại với mỗi bộ phận, từ bộ phận Sản xuất, bộ phận Marketing, bộ phận Kĩ thuật đến bộ phận chăm sóc khách hàng, và tiếp tục lặp lại với mỗi cấp độ của bộ phận đó.

Cách liên kết định hướng

Cách phân tầng nghiêm ngặt của Objective và Key result không phải lúc nào cũng hiệu quả. Trong một số trường hợp, doanh nghiệp có nguyện vọng xây dựng nhiều mục tiêu tham vọng cho phòng ban, hoặc yêu cầu nhân viên hướng đến mục tiêu phát triển bản thân thay vì theo sát cấu trúc mục tiêu của công ty.

4. Cách xây dựng OKR

Mục tiêu của OKR thường là những mục tiêu có tính tham vọng cao hoặc là các “mục tiêu mở rộng” buộc nhân viên của bạn phải xem xét lại cách thức làm việc của họ để đạt hiệu suất cao nhất. Những mục tiêu mở rộng này khiến các nhân viên phải theo đuổi những mục tiêu mà họ vốn xem như điều không tưởng, thúc đẩy họ trở nên sáng tạo và cấp tiến hơn trong công việc và trở nên năng suất hơn.

Về cơ bản, OKR có hai phần: Mục tiêu và Kết quả then chốt.

 

Cách thiết lập mục tiêu

Mục tiêu thường phải được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định: một chu kỳ ba tháng sẽ phù hợp hơn, tránh mắc phải sai lầm “đặt ra mục tiêu và quên mất”.

Đối với các lãnh đạo, kiểm tra những mục tiêu đã đặt ra và thiết lập các mục tiêu mới một cách có hệ thống sẽ giúp bạn theo dõi cẩn thận hiệu suất của cả nhóm và xác định hướng phát triển rõ ràng để thành công trong tương lai.

Ngoài ra, khi thiết lập mục tiêu cho OKR, cần chú ý những điểm sau:

• Mỗi cấp độ trong tổ chức (công ty, phòng ban và cá nhân) nên có 3 – 5 mục tiêu.
• Mục tiêu cần có đích đến rõ ràng, tránh để mập mờ.
• Objective thường được thiết lập vượt quá khả năng đạt được, và phải tạo cảm giác thách thức, khó khăn.

Cách thiết lập các Kết quả then chốt

Có 3 kết quả then chốt cho mỗi mục tiêu.

Key Result cần phải đo đếm được (Ví dụ như: “Liên hệ với 10 nhà báo” thay vì “Phát triển quan hệ truyền thông với các nhà báo”).

Key Result tổng hợp các bước nhỏ để thực hiện mục tiêu, vậy nên đạt được kết quả then chốt có giá trị hơn là đạt được mục tiêu.

Key Result cần miêu tả cụ thể sản phẩm đầu ra thay vì hành động đơn thuần (Ví dụ như: “Nộp báo cáo phễu chuyển đổi” thay vì “Phân tích hiệu suất của phễu chuyển đổi”.

5. Làm thế nào để bắt đầu với OKR?

Nếu đây là lần đầu tiên bạn thiết lập một hệ thống mục tiêu, quá trình chuẩn bị nên kéo dài khoảng 6 tuần trước khi bắt đầu một quý mới hoặc năm mới.

Xác định Objective và Key Result của doanh nghiệp

Đội ngũ quản trị sẽ đề ra 3-5 mục tiêu cốt lõi của công ty trong quý hoặc năm tiếp theo. Những mục tiêu này nên xuất phát từ sứ mệnh hoặc tầm nhìn cấp lãnh đạo trong công ty.

Sau khi chốt các mục tiêu, phòng ban sẽ xác định những kết quả cụ thể cần thiết để đạt mục tiêu đó

Xác định hệ thống để tổ chức quản lý OKR

Mỗi một công ty với kiểu quy mô khác nhau khiến việc theo dõi OKR là một thách thức.

Các công ty như Google đã tự xây dựng công cụ nội bộ, một số công ty khác sử dụng các ứng dụng quen thuộc như Excel, hoặc hiện tại đã có các phần mềm chuyên dụng để theo dõi OKR như Base OKR, Perdoo, Lattice,…

Dù sử dụng phần mềm nào, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị sẵn một quy trình trước khi bắt tay vào OKR, nếu không công việc sẽ trở nên lộn xộn và doanh nghiệp sẽ không thể tối ưu được những giá trị mà OKR mang lại.

Phổ biến với các trưởng phòng ban, bộ phận để cùng phác thảo mục tiêu phòng ban bộ phận

Hãy lên lịch họp với ban lãnh đạo cấp trung (những người đứng đầu các phòng ban) để vạch ra kế hoạch cho OKR của công ty. Cuộc họp này cần đem ra thảo luận những vấn đề sau:

• Khái quát về OKR: Khái niệm và vai trò của OKR? Tại sao ban lãnh đạo muốn sử dụng hệ thống này?
• OKR 101: Cách áp dụng OKR trong công việc? Lợi ích và mặt hạn chế của phương pháp OKR?
• Thảo luận về OKR công ty: Bạn cần thảo luận với các trưởng phòng ban bộ phận về OKR công ty mà ban quản trị đã thống nhất để lấy ý kiến phản hồi.

Kết thúc bước này, những người đứng đầu các phòng ban sẽ hiểu rõ ràng về OKR của công ty, đồng thời lên sẵn kế hoạch cho Objective và Key Result ở phòng ban của họ.

Phổ biến OKR tới toàn doanh nghiệp

Sau cuộc thảo luận với người đứng đầu các phòng ban, đã đến lúc phổ biến về OKR với toàn bộ công ty trong cuộc họp.

Hãy đảm bảo rằng bạn đưa ra lí do về sự cần thiết của OKR và cách chúng ta áp dụng nó trong công ty, từ đó nhân viên sẽ có cách kì vọng phù hợp về làm việc dựa trên hệ thống OKR.

Kết nối, phân tầng và trình bày OKR

Sau khi thảo luận với từng nhân viên trong công ty, người lãnh đạo phòng ban và ban quản trị cùng ngồi lại và xem lại một lượt góc nhìn của các nhân viên có thể ảnh hưởng gì đến OKR của cả phòng ban hoặc công ty không.

Sau khi thống nhất về OKR cho một quý hoặc năm, đã đến lúc để bạn trình bày OKR trong buổi họp toàn thể công ty tiếp theo và thống nhất hướng đi trong giai đoạn sắp tới.

Theo dõi và quản lý OKR cá nhân

Trong suốt một quý (hoặc năm), nhà quản lý nên liên tục kiểm tra tiến trình thực hiện OKR của các nhân viên để đảm bảo công ty đang đi đúng định hướng ban đầu.

6. Cách đánh giá OKR

OKR sẽ được chấm trên thang đo từ 0.0 đến 1.0. Trong đó, 0 điểm là không thực hiện được phần nào của mục tiêu, từ 0.6-0.7 là đang đi đúng hướng hoàn thành mục tiêu và 1 điểm là hoàn thành.

Với mỗi Key Result được chấm điểm, điểm trung bình của các Key Result sẽ được dùng làm thang đo cho Objective. Dưới đây là một ví dụ về cách đánh giá OKR của bộ phận Marketing:

Có hai loại kết quả then chốt

0.6 – 0.7 là thành công: điểm thấp hơn có nghĩa rằng tổ chức đang hoạt động chưa tốt, còn điểm cao hơn có nghĩa rằng OKR được thiết lập chưa đủ cao. Việc áp dụng mức mục tiêu cao ban đầu có thể không thoải mái cho lắm, nhưng khi được áp dụng đúng sẽ giúp tổ chức có thể đạt những kết quả vượt trội.

Dưới 0.4 không có nghĩa là thất bại: một mức điểm thấp có thể phản ánh mục tiêu quá cao hoặc nhân viên đang làm việc thiếu hiệu quả – dù hiểu theo cách nào, đây vẫn là một dữ liệu tốt để phân bậc nhân viên và thứ tự ưu tiên công việc cho phòng ban, cũng như để cải thiện công việc trong quý tiếp theo.

Base OKR là ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp triển khai và theo dõi OKR hàng đầu tại Việt Nam. Với giải pháp này, doanh nghiệp của bạn sẽ đi đúng hướng bằng cách thiết lập và theo dõi các mục tiêu toàn diện cho tất cả nhân sự và phòng ban.

Đăng Quốc – Tổng hợp