Nguyên tắc pareto là gì? Nguyên tắc Pareto hay thường được gọi là quy tắc 80/20 thường được áp dụng vào quản lý công việc, quản trị năng suất công ty. Nguyên tắc này có lẽ còn mới hoặc thậm chí là chưa bao giờ được nghe đối với rất nhiều người. Để hiểu được nhiều thứ hơn về nguyên tắc 80 20 trong quản lý thời gian, quản lý công việc, hãy cùng mình theo dõi bài viết sau đây nhé !!

Nguyên tắc pareto là gì? Một công thức trùng hợp hay nguyên lý thực sự của vạn vật?

Vào thế kỉ 19, Vilfredo Pareto, một nhà kinh tế học người Ý, trong khi đang nghiên cứu về sự phân bố tài sản và thu nhập tại nước Ý, đã phát hiện ra: phần lớn diện tích đất đai & thu nhập được làm chủ bởi một lượng nhỏ số người trong xã hội: 80% của cải và thu nhập do 20% dân số kiểm soát.

Nguyên tắc pareto là gì?

Tương tự, trong vườn của ông, sau nhiều năm trồng đậu Hà Lan, 80% hạt đậu mà ông thu hoạch được cho ra từ 20% cây đậu Hà Lan ông trồng.

Nguyên lý Pareto hay còn được biết tới với tên gọi quy luật 80/20 được giải thích như một quy luật về thiểu số cần thiết và sự phân bố không đồng đều của các sự vật, hiện tượng trong cuộc sống. Nói một cách khác, trong hầu hết hiện tượng, 80% kết quả được biết đến từ 20% lý do gây ra. Một vài Ví dụ để chúng ta có thể hình dung:

20% công nhân tạo ra 80% kết quả
20% tính năng tạo ra 80% nhu cầu dùng
20% khiếm khuyết làm ra 80% sự cố

Quy luật 80/20 không chỉ được áp dụng phổ biến trong kinh doanh, chúng ta có dễ dàng nhìn thấy “sự trùng hợp” xuất phát từ các khía cạnh khác của cuộc sống. Một báo cáo của Chương trình phát triển Liên hợp quốc năm 1992 cho chúng ta thấy sự phân bố nguồn thu trên toàn cầu rất không đồng đều trong đó 20% dân số chiếm 82.7% nguồn thu cả thế giới.

Nguyên tắc Pareto (80-20) trong quá trình làm việc doanh nghiệp

Bảo đảm rằng với sự phổ biến trong tính đúng đắn của quy luật này, nguyên lý Pareto được áp dụng vào rất nhiều quá trình trong các doanh nghiệp.

20% nhân viên đóng góp 80% kết quả: Chăm chú vào việc khen thưởng những nhân viên này.
20% lỗi sai tạo ra 80% sự cố: Chú ý vào sửa lỗi trước.
20% khách hàng mang tới 80% doanh thu: Chú ý vào việc làm ưng ý những khách hàng này.

Quan điểm cần chú tâm ở đây là thay vì dàn trải những nỗ lực vào tất cả, chúng ta có thể tập trung sức lực vào 20% để có thể tạo nên sự khác biệt.

Nguyên lý Pareto có thể sẽ được áp dụng trong một loạt các lĩnh vực như sản xuất, quản lý & quản trị nhân lực. Hơn thế nữa, đối với những doanh nghiệp dùng một loạt các phần mềm đào tạo và quản lý quan hệ khách hàng (CRM).

Công ty đấy phụ thuộc vào khả năng cung cấp dịch vụ khách hàng của cố vấn, vì phí được chi trả sẽ dựa vào sự hài lòng của khách hàng. Tuy vậy, từ Nguyên lý Pareto, với 100 khách hàng, 80% doanh thu sẽ xuất phát từ 20 khách hàng hàng đầu. 20 Khách hàng này có số lượng tài sản cao nhất và chi trả khoản phí cao nhất.

Hiểu để áp dụng nguyên tắc Pareto

1. Điều cốt lõi

Về cốt lõi, quy tắc 80-20 là nhấn mạnh việc xác định những điều tốt nhất của một sự việc và sử dụng chúng 1 cách hiệu quả để tạo ra giá trị tối đa.

Trong số 5 điều, có lẽ 1 điều là “tuyệt vời”. Điều đó sẽ dẫn đến phần lớn tác động của nhóm.

Tất nhiên, tỷ lệ này có khả năng làm thay đổi. Nó có thể là 80/20, 90/10 hoặc 90/20 (Hãy nhớ, các con số không hẳn phải có tổng bằng 100!). Điểm quan trọng nhất là hầu hết tất cả mọi thứ không cân bằng, không phải là 1/1. Nhiệm vụ quan trọng của bạn là phát hiện thấy những điều “tuyệt vời” đấy.

Theo nghĩa này, Nguyên tắc Pareto trở thành hướng dẫn cách phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.

Nhưng mà, quy tắc này cũng thường bị hiểu sai. Sự hiểu lầm là kết quả của một sai lầm logic – Cụ thể là nếu 20% yếu tố đầu vào là quan trọng nhất, thì 80% còn lại không phải là thiết yếu. Hãy cẩn thận!

>>> Xem thêm: 7 Bước Để Xây Dựng Kế Hoạch Làm Việc Hiệu Quả

2. Tại sao điều nguyên tắc này lại hữu ích?

Khi hiểu rõ quy luật 80/20 thì chắc hẳn ai trong chúng ta cũng sẽ phải thừa nhận mình đã quá lãng phí thời gian vào những việc không đáng. Trong thời đại với rất nhiều lựa chọn & đứng trước bao nhiêu khó khăn thử thách, hãy quyết định cho mình một lối làm việc thông minh nhất.

Biết được vấn đề này, bạn sẽ:

– Đối với 20% công nhân đóng góp 80% kết quả: Tập trung khen thưởng những nhân viên này.

– Đối với 20% lỗi đóng góp 80% sự cố: Tập trung vào việc sửa những lỗi này trước.

– Đối với 20% khách hàng giúp sức 80% doanh thu: Chăm chú vào việc làm hài lòng những khách hàng này.

Vậy là bạn sẽ tập trung nỗ lực của mình vào 20% làm ra sự khác biệt, thay vì 80% không đem lại nhiều lợi ích.

Về mặt kinh tế, ích lợi cận biên đang giảm dần.

Và cuối cùng, bạn đang dành nhiều thời gian cho những việc khác.

3. Các bước để áp dụng quy tắc 80/20

Các bước phân tích cơ bản bao gồm:

– Xác định vấn đề

– Lên danh sách nguyên nhân dẫn đến vấn đề (lưu ý rằng có thể có nhiều nguyên nhân)

– Cho điểm các nguyên nhân bằng việc ấn định một con số (Dựa trên mức độ tác động tiêu cực)

– Bố trí các nguyên nhân thành các nhóm, kiểu như dịch vụ khách hàng hoặc các lỗi hệ thống

– Xây dựng và thực hiện kế hoạch hành động để giải quyết các lý do có điểm cao hơn trước

>>> Xem thêm: Hãy làm việc hiệu quả chứ đừng bận rộn vô bổ qua những thói quen sau

Tạm kết về nguyên tắc pareto là gì?

Quan điểm của nguyên tắc Pareto là thừa nhận rằng hầu hết tất cả mọi thứ trong cuộc sống không được sắp xếp đồng đều. Nên bạn hãy đưa ra quyết định về việc sắp xếp thời gian, nguồn lực & nỗ lực hợp lý.

– Thay vì dành 1 giờ để biên soạn một bài báo/ blog mà bạn không chắc là cần thiết, hãy dành 10 phút để suy nghĩ về các phát minh. Sau đó, dành 50 phút để viết về điều tốt nhất.

– Thay vì vất vả 3 giờ cho một thiết kế, hãy tạo 6 bố cục (mỗi bố cục 30 phút) & chọn bài yêu thích của bạn.

– Thay vì dành 3 giờ để đọc sâu 3 bài báo, hãy dành 5 phút để đọc lướt qua 12 bài báo (1 giờ) & sau đó dành một giờ cho hai bài hay nhất (2 giờ).

Những kỹ thuật này có thể có ý nghĩa hoặc không – vấn đề là phát hiện thấy rằng bạn có quyền chọn lựa để tập trung vào 20% thiết yếu.

Cuối cùng, đừng nghĩ Nguyên tắc Pareto có nghĩa là chỉ làm 20% công việc quan trọng. Có thể đúng là 80% một cây cầu được xây dựng trong 20% thời gian đầu tiên, nhưng bạn vẫn cần phần khác của cây cầu để nó hoạt động. Khi mà bạn đang tìm kiếm chất lượng hàng đầu, bạn cần toàn bộ 100%.

>>> Xem thêm: Những mẹo làm việc tại nhà cho dân văn phòng

Nhật Minh – Tổng hợp và bổ sung

Nguồn: tanca.io, fastdo.vn, jobhopin.com