Lập kế hoạch là gì? Hướng dẫn lập kế hoạch làm việc hiệu quả

Lập kế hoạch là gì?

1. Khái niệm 

Lập kế hoạch công việc là việc ấn định những mục tiêu và tìm ra biện pháp tốt nhất để thực hiện những mục đích đó.

Nó liên hệ với những phương tiện cũng như với những mục tiêu. Tất cả những người quản lí đều sử dụng việc làm hoạch định.

2. Ý nghĩa của việc lập kế hoạch

– Tìm hiểu có nền tảng để tài liệu các tình huống quản lý

– Kết hợp mọi gốc lực của tổ chức hữu hiệu hơn.

– Tập trung vào các mục đích và chính sách của tổ chức.

– Nắm vững các Nhiệm vụ căn bản của tổ chức để hòa hợp với các thành viên khác.

– Sẵn sàng ứng phó với thay đổi của môi trường bên ngoài

– Tăng trưởng hữu hiệu các tiêu phù hợp kiểm tra.

Xem thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch tuyển dụng nhân hiệu quả theo năm

3. Làm thế nào để xác định công việc?

Khi khởi đầu một việc làm mới, làm sao để khai triển công việc đó hoàn hảo?

Nếu bạn không có phương thức để định hình đa số các yếu tố, bạn có thể bỏ sót nhiều nội dung việc làm. Đó chính là một lỗ hổng trong hoạch định việc làm

Cách thức định hình nội dung công việc (5W H 2C 5M)

– Dựng lại mục tiêu, yêu cầu việc làm 1W (why)

– Dựng lại nội dung công việc 1W (what)

– Xác định 3W: where, when, who

– Xác định phương thức thực hiện 1H (how)

– Xác định phương thức kiểm soát – 1C (control)

– Dựng lại cách thức tra cứu – 1C (check)

– Xác định gốc lực thực hiện 5M

3.1 Định hình mục tiêu yêu cầu (Why)

Khi phải làm một công việc, điều trước tiên mà bạn phải quan tâm là:

– Tại sao bạn phải sử dụng công việc này?

– Nó có ý nghĩa như thế nào với tổ chức, bộ phận của bạn?

– Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?

Why (tại sao?) là 1W trong 5W. Khi bạn thực hiện một việc làm thì điều trước tiên bạn nên nhìn thấy xét đó chính là why với nội dung như trên.

Xác định được yêu cầu, mục tiêu giúp bạn luôn hướng trọng tâm các công việc vào mục tiêu và phân tích kết quả cuối cùng.

3.2 Định hình nội dung công việc (What?)

1W = what? Nội dung việc làm đó là gi?

Hãy đưa ra các bước để thực hiện công việc được giao.

Bạn hãy chắc rằng, bước sau là khách hàng của bước công việc trước.

Xem thêm: Kế hoạch tuyển dụng để nhà tuyển dụng khởi đầu mới suôn sẻ

3.3 Xác định 3W

Where: ở đâu, gồm có các câu hỏi sau:

– Việc làm đó thực hiện nay đâu?

– Giao hàng tại địa điểm nào?

– Kiểm tra tại bộ phận nào?

– Testing những giai đoạn nào?…

When: công việc đó thực hiện khi nào, khi nào thì giao, khi nào kết thúc…

– Để định hình được thời hạn phải sử dụng việc làm, bạn cần xác định được cấp độ khẩn cấp và mức độ quan trọng của từng việc làm.

– Có 4 loại việc làm không giống nhau:

+ Công việc quan trọng và khẩn cấp,

+ Việc làm không quan trọng nhưng khẩn cấp,

+ Việc làm cần thiết nhưng không khẩn cấp,

+ Công việc k cần thiết và không khẩn cấp.

Bạn phải thực hiện công việc cần thiết và khẩn cấp trước.

Who: Ai, bao gồm các khía cạnh sau:

– Ai làm việc đó

– Ai rà soát

– Ai support.

– Ai chịu trách nhiệm…

3.4 Xác định công thức 1h

H là how, nghĩa là như thế nào? Nó gồm có các nội dung:

– tài liệu tut thực hiện là gì (cách thức thực hiện từng công việc)?

– Tiêu hợp lý là gì?

– Nếu có máy móc thì công thức vận hành như thế nào?

3.5 Dựng lại phương thức làm chủ (Control)

Phương thức làm chủ sẽ liên quan đến:

– Công việc đó có đặc tính gì?

– Làm sao để đo lường đặc tính đó?

– Đo lường bằng công cụ, máy móc như thế nào?

– Có bao nhiêu điểm kiểm soát và điểm kiểm soát trọng yếu

(Xem chi tiết qua ebook về MBP – bí quyết thống trị theo quá trình)

3.6 Dựng lại mẹo kiểm tra (check)

Cách kiểm tra liên quan đến các nội dung sau:

– Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra. Thông thường thì có bao nhiêu công việc thì cũng cần số lượng tương tự các bước phải test.

– Tần suất kiểm tra như thế nào? Việc tra cứu đó thực hiện 1 lần hay tiếp tục (nếu vậy thì bao lâu một lần?).

– Ai tiến hành kiểm tra?

– Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

– Trong DN không thể có đa số các gốc lực để tiến hành kiểm tra hết tất cả các giai đoạn, do đó chúng ta chỉ tiến hành kiểm tra những điểm trọng yếu (quan trọng nhất).

– Điểm kiểm tra trọng yếu tuân theo nguyên tắc Pareto (20/80), tức là những điểm kiểm tra này chỉ chiếm 20 % số lượng nhưng chiếm đến 80 phần trăm khối lượng sai sót.

Xem thêm: Hướng dẫn lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả chi tiết từ A-Z

3.7 Định hình nguồn lực (5M)

Nhiều kế hoạch thường chỉ chú trọng đến việc làm mà lại k quan tâm đến các gốc lực, mà chỉ có gốc lực mới đảm bảo cho plan được khả thi.

Gốc lực gồm có các yếu tố:

– Man = nguồn nhân công.

– Money = tiền bạc.

– Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng.

– Machine = máy móc/công nghệ.

– Method = phương thức sử dụng việc.

a. Man, gồm có các nội dung:

– Những ai sẽ thực hiện công việc, họ có đủ trình độ, trải nghiệm, skill, phẩm chất, tính mẹo phù hợp?

– Ai hỗ trợ?

– Ai kiểm tra?

– Nếu cần nguồn phòng ngừa thì có quá đủ nguồn lực con người để hỗ trợ không?

b. Material = nguyên vật liệu/hệ thống cung ứng, bao gồm các yếu tố:

– Dựng lại tiêu phù hợp NVL.

– Tiêu chuẩn nhà cung ứng.

– Dựng lại bí quyết giao hàng

– Thời hạn giao hàng.

4. Phân loại

– Hoạch định kế hoạch.

– Hoạch định tác nghiệp.

– Hoạch định dự án.

– Mục tiêu.

– Hoạch định năm.

– Hoạch định tháng.

– Hoạch định tuần.

4.1 Hoạch định chiến lược

Đặc điểm

– Thời hạn: vài năm

– Khuôn khổ: rộng

– Mục tiêu: ít chi tiết

Quá trình cơ bản của hoạch định chiến lược

– Nhận thức được cơ hội

– Dựng lại các mục tiêu

– phát triển các tiền đề

– Định hình các phương án lựa chọn

– Phân tích các phương án.

– Chọn phương án

– Hoạch định các kế hoạch phụ trợ

– Lượng hóa bằng hoạch định ngân quỹ

Đầu ra của hoạch định chiến lược:

– Một bản plan mua bán

– Plan tăng trưởng doanh nghiệp.

4.2 Hoạch định tác nghiệp

Đặc điểm

– Thời hạn: ngày, tuần, tháng

– Khuôn khổ: hẹp

– Mục tiêu: chi tiết định hình

Đầu ra của hoạch định tác nghiệp:

– Nền móng hoạt động của đơn vị như:

– Các loại sổ tay, cẩm nang.

– Quy trình hoạt động

– Các quy định

– Công cụ làm việc

– Các biểu mẫu

– Các kế hoạch thực hiện mục đích, dự án ngắn hạn.

4.3 Hoạch định dự án

– Dựng lại các yêu cầu của dự án.

– Định hình các quy trình cơ bản.

– Định hình gốc lực phân phối cho dự án.

– Xây dựng kế hoạch thực hiện dự án theo sơ đồ gantt

4.4 Mục tiêu:

(Phần này, bạn xem qua theo skill thống trị theo mục tiêu)

– Phân loại mục tiêu

– Điều kiện của mục đích

– Lập plan thực hiện mục tiêu:

4.4.1 Phân loại mục đích

– Mục tiêu cấp công ty, bộ phận, một mình

– Theo Peter Drucker, mục tiêu của doanh nghiệp xếp từ ngắn hạn đến lâu dài giống như sau:

+ Tồn tại và tăng trưởng.

+ Doanh số

+ Phân bổ các nguồn lực và nguy cơ

+ Năng suất

+ Vi thế cạnh tranh

+ Phát triển gốc lực

+ Tăng trưởng công nghệ

+ Trách nhịêm thế giới.

4.4.2 Điều kiện của mục tiêu:

Điều kiện của mục đích phải đảm bảo yêu cầu của nguyên tắc SMART

– Specific – cụ thể, dễ hiểu

– Measurable – đo lường được

– Achievable – vừa sức.

– Realistics – thực tiễn.

– Timebound – có thời hạn.

a/Specific – cụ thể, dễ hiểu

– Chỉ tiêu phải cụ thể vì nó định dạng cho các hoạt động trong tương lai.

– Đừng nói mục đích của bạn là dẫn đầu phân khúc trong khi đối thủ vừa mới chiếm 40 phần trăm thị phần.

– Hãy đặt mục tiêu chiếm tối thiểu 41% thị phần, từ đó bạn sẽ biết mình còn phải cố đạt bao nhiêu phần trăm nữa.

b/Measurable – đo lường được

– chỉ tiêu này mà k đo lường được thì không biết có đạt được hay không?

– Đừng ghi: “phải trả lời thư của khách hàng ngay khi có thể”. Hãy yêu cầu nhân viên giải đáp thư ngay trong ngày nhận được.

c/Achievable – vừa sức.

– KPI cần phải có tính thách thức để nỗ lực, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu loại không thể đạt nổi.

– Nếu bạn k có giọng ca trời phú thì đừng đặt kpi trở thành siêu sao. Giữ trọng lượng ở mức lý tưởng 45kg đủ nội lực vừa sức hơn.

d/Realistics – thực tiễn.

– Đây là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa mức độ thực hiện so vối gốc lực của doanh nghiệp bạn (thời gian, nhân sự, tiền bạc..).

– Đừng đặt kpi giảm 20 kg trong một tháng để đạt trọng lượng lý tưởng 45 kg trong vòng một tháng, giống như vậy là k thực tiễn.

e/Timebound – có thời hạn.

– Mọi công việc phải có thời hạn hoàn thành, nếu không nó sẽ bị trì hoãn.

– Thời gian chuẩn giúp bạn vừa đạt được mục tiêu lại vừa dưỡng sức cho các mục đích không giống.

4.4.3 Kế hoạch thực hiện mục tiêu (Gantt)

Có thể sử dụng các biểu đồ tiến độ để lập Plan

Một trong những phần mềm rất hiệu quả là phần mềm Microsoft project.

4.5 Hoạch định kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập plan năm bao gồm:

– Từ plan của công ty.

– Từ các dự án tham dự

– Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao.

– Từ các nghĩa vụ theo chức năng Nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của plan công tác năm:

– Nội dung các mục đích việc làm.

– Thời gian thực hiện.

– Cấp độ cần thiết của các công viêc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng điểm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

4.6 Hoạch định kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập plan tháng

– Các việc làm trong plan năm.

– Các công việc tháng trước còn tồn tại.

– Các công việc mới phát sinh do công ty giao.

Nội dung kế hoạch tháng

– Các việc làm cần thiết trong tháng

– Phần các việc làm cụ thể gồm: content việc làm, thời gian thực hiện, người thực hiện.

– Các công việc chưa dựng lại được lịch (nhưng phải sử dụng trong tháng hoặc sử dụng trong tháng sau).

4.7 Hoạch định kế hoạch tuần

Thông tin để lập kế hoạch tuần:

– Các công việc trong plan tháng.

– Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong

– Các việc làm mới phát sinh do công ty giao thêm.

Nội dung kế hoạch tuần

– Các việc làm quan trọng trong tuần

– Phần các việc làm cụ thể gồm: nội dung việc làm, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).

– Các công việc chưa định hình được lịch (nhưng phải sử dụng trong tuần hoặc làm trong tuần sau).

Có thể bạn quan tâm:

Tuyển dụng nhân sự là gì? Tuyển dụng nhân sự có vai trò gì trong doanh nghiệp?

Talent Acquisition là gì? Phân biệt Talent Acquisition và tuyển dụng

Nguồn: bssc.vn